Política de Privacidad – Henkki SAS

Última actualización: 5 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento de datos personales

HENKKI SAS, sociedad colombiana identificada con NIT 901891405-1, con domicilio en Armenia, Quindío, Colombia, y correo de contacto privacidad@henkki.co (en adelante "Henkki" o "el Responsable"), es responsable del tratamiento de los datos personales que se recolectan a través del sitio web henkki.co y de las aplicaciones, bots y plataformas desarrolladas por Henkki para sí mismo o para sus clientes (en adelante, "los Servicios").

2. Normativa aplicable

Este tratamiento se rige por la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, así como por las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia.

3. Datos que recolectamos

Dependiendo del Servicio que utilice, Henkki podrá recolectar:

• Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, número de teléfono, empresa.
• Datos de autenticación: usuario, contraseña cifrada.
• Datos de uso: registros de actividad dentro de las plataformas (logs), dirección IP, tipo de dispositivo y navegador.
• Datos de geolocalización, únicamente en los Servicios que lo requieren expresamente (por ejemplo, aplicaciones de seguimiento operativo), y solo durante la jornada de uso autorizado.
• Datos comerciales y de facturación necesarios para la prestación de servicios de automatización y emisión de facturación electrónica conforme a la normativa de la DIAN.

Henkki no recolecta, salvo que el titular lo entregue voluntariamente y con autorización expresa, datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 (salud, origen racial, orientación sexual, afiliación política o religiosa, datos biométricos).

4. Finalidad del tratamiento

Los datos se usan para: prestar y administrar los Servicios contratados; gestionar la relación contractual y comercial con clientes; dar soporte técnico; cumplir obligaciones legales, tributarias y contables; y, cuando exista autorización separada, enviar comunicaciones comerciales.

5. Autorización

El tratamiento se realiza previa autorización libre, previa, expresa e informada del titular, otorgada al usar los Servicios, al aceptar estos términos, o mediante el mecanismo específico que cada plataforma implemente (formulario, checkbox, contrato comercial).

6. Derechos del titular de los datos (Habeas Data)

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso de sus datos; presentar quejas ante la SIC; revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida; y acceder de forma gratuita a sus datos.

7. Cómo ejercer sus derechos

Puede enviar su solicitud a jorge@henkki.co indicando su nombre completo, el derecho que desea ejercer y los datos que permitan identificarlo. Henkki responderá las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

8. Transferencia y transmisión internacional de datos

Parte de la infraestructura técnica de Henkki (servidores) se encuentra alojada fuera de Colombia, en la Unión Europea. Al aceptar esta política, el titular autoriza expresamente la transferencia y transmisión internacional de sus datos a dicho proveedor de infraestructura, exclusivamente para fines de almacenamiento y procesamiento técnico, bajo los estándares de seguridad exigidos por el artículo 26 del Decreto 1377 de 2013.

9. Seguridad de la información

Henkki implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables (cifrado, control de acceso, cortafuegos, copias de seguridad) para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida o alteración.

10. Conservación de los datos

Los datos se conservarán mientras sea necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y, posteriormente, durante los plazos legales de conservación documental y tributaria aplicables en Colombia (incluido el régimen de facturación electrónica de la DIAN).

11. Cookies y tecnologías similares

El sitio henkki.co puede usar cookies técnicas y analíticas para mejorar la experiencia de navegación. El usuario puede desactivarlas desde la configuración de su navegador. [Eliminar esta sección si el sitio no usa cookies de analítica/marketing.]

12. Servicios con inteligencia artificial: récipes médicos, notas de voz y ubicación

Algunos Servicios, como el asistente de WhatsApp y web "Gil Farma", que ayuda a consultar medicamentos y precios en farmacias, permiten que la persona envíe voluntariamente un récipe médico (imagen o PDF), una nota de voz o su ubicación. Estos datos se tratan así:

• Récipes médicos. El archivo se procesa en memoria para extraer los medicamentos, cantidades e indicaciones, y mostrarlos a la persona para que los confirme. El archivo no se guarda en disco ni en bases de datos, y su contenido no se registra en los archivos de actividad. Para leerlo se envía de forma temporal a un proveedor de inteligencia artificial (Anthropic, con infraestructura en Estados Unidos), exclusivamente con ese fin. Los datos de salud que contenga el récipe se tratan solo con la autorización expresa que implica enviarlo voluntariamente. La lista extraída permanece únicamente en la memoria de la conversación mientras esta se mantenga activa y no se almacena de forma permanente.
• Notas de voz. El audio se transcribe en un servidor propio de Henkki, con un modelo local, y se elimina de inmediato. Solo se conserva en la conversación el texto transcrito.
• Ubicación. Se usa únicamente para calcular la farmacia más cercana. Se mantiene temporalmente en la memoria de la conversación y no se registra ni se comparte con las farmacias.
• Registros de búsqueda. Se conservan las búsquedas de productos (el texto buscado y un identificador de la conversación, que en WhatsApp corresponde al número de teléfono) con fines estadísticos y de mejora del servicio. También se conserva el registro de los pedidos (código, nombre y número del cliente, farmacia, productos, total y estado) para atender reclamos y llevar estadísticas.
• Alcance. La información que entrega el asistente es de apoyo para el usuario: no sustituye el criterio de un médico o farmacéutico, y el archivo del récipe nunca se envía a las farmacias. Los precios y la disponibilidad los define cada farmacia y deben confirmarse con ella.
• Pedidos a farmacias. Si la persona confirma expresamente un pedido (escribiendo "confirmo pedido"), Gil Farma envía por WhatsApp a la farmacia elegida su nombre, su número de teléfono y los productos y cantidades del pedido, para que la farmacia pueda atenderlo. Antes de confirmar, el asistente advierte qué datos se compartirán, y nada se envía a la farmacia sin esa confirmación. Desde ese momento, la farmacia trata esos datos bajo su propia responsabilidad y conforme a sus políticas. La farmacia responde por la misma vía y la persona recibe el aviso de si el pedido fue aceptado.
• Proveedores. Para la mensajería se usa la plataforma WhatsApp Business de Meta, que trata los mensajes conforme a sus propias políticas.

Para solicitar la supresión de los registros asociados a su número, utilice el mecanismo de la sección 7.

13. Cambios a esta política

Henkki podrá modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales se notificarán a través del sitio web o por correo electrónico cuando exista una relación contractual vigente.

14. Contacto

Para preguntas relacionadas con esta política, escriba a jorge@henkki.co.